Excel & Google Sheets AI自动化完全指南 - 无需公式完成工作

前言：Excel & Google Sheets，遇见AI后彻底改变

2026年的今天，电子表格已不再是必须背诵公式才能使用的工具。Microsoft Excel搭载了Copilot，Google Sheets配备了Gemini AI，我们使用电子表格的方式正在发生根本性的变革。过去，仅使用一个VLOOKUP公式就需要在网上搜索半天，创建数据透视表则需要找YouTube教程。但现在，你只需用自然语言说"显示本月销售额前10的产品"，AI就会自动编写公式、分析数据，甚至生成图表。

调查显示，约87%的上班族在工作中使用Excel或Google Sheets，电子表格是办公环境中的核心工具。然而，实际能够自如运用中级以上函数的人仅占总数的约20%。其余80%的人只使用基本的数据输入和简单的求和功能。大多数上班族每月在重复性的Excel工作上花费数十小时，却不知道还有更高效的方法。

AI的出现恰恰为这80%的上班族带来了最大的福音。即使不懂公式、不会写宏、完全没有编程经验，也能仅凭自然语言指令实现专家级的数据分析和工作自动化。这不是简单的功能增加，而是改变工作生产力范式的革命性变化。

本文将以2026年为基准，全面梳理Microsoft Excel Copilot和Google Sheets Gemini AI的核心功能，并涵盖可以立即应用于实际工作的自动化配方、必备函数，以及使用AI时必须了解的安全注意事项。从电子表格初学者到中级用户，这一篇指南就能让你在AI时代的电子表格能力提升一个台阶。

1. Microsoft Excel + Copilot：AI功能全面总结

1.1 Excel Copilot 核心功能

Microsoft从2023年底开始将Copilot整合到Excel中，截至2026年，Copilot已成为Excel最强大和最具创新性的功能。Microsoft 365 Business Standard及以上版本的订阅用户均可使用，且完全支持包括中文在内的多语言。Copilot按钮位于功能区菜单"开始"选项卡的右侧，点击后将打开聊天面板，您可以用自然语言请求执行任务。

• 自然语言生成公式：在Copilot聊天窗口中输入您想要执行的任务，AI就会自动生成合适的公式。例如，输入"筛选销售额前10的产品"，它会自动创建如=SORT(FILTER(A2:C100, C2:C100>=LARGE(C2:C100,10)), 3, -1)这样的复合公式。用户无需理解公式的详细语法，只需查看并确认结果即可。即使是复杂的嵌套函数，只需一行自然语言即可完成，公式编写时间平均缩短90%以上。
• 数据分析自动化：当您请求"分析这组数据的趋势"时，Copilot会自动生成数据透视表，并以文字形式总结关键洞察。您只需点击一下就能获得月度销售趋势、产品销售占比、同比增长率、季节性模式分析等深度分析。以前只有数据分析专家或具备统计知识的人才能完成的工作，现在任何人都可以做到。
• 图表自动推荐与生成：AI会自动识别数据的结构和特征，推荐最适合的可视化方法。当您说"将这些销售数据可视化"时，它会自动为时间序列数据选择折线图，为比较数据选择柱状图，为占比数据选择饼图，并立即插入。图表的颜色、标签、图例都会自动优化，之后还可以提出如"将柱状图颜色改为蓝色系"等追加要求。
• VBA宏自动编写：您也可以用自然语言请求编写用于自动化重复任务的VBA宏。即使是"创建一个宏，每周一将此工作表的数据复制到新工作簿，并在文件名中包含日期"这样复杂的请求，也会提供完整的VBA代码。完全不懂编程的用户也能实现强大的自动化。
• 数据清洗与转换："统一电话号码格式"、"从地址中只提取省/市"、"标记重复行"等数据清洗任务也可以通过自然语言处理。以前需要复杂文本函数组合才能完成的工作，现在一句话就能解决。

1.2 Excel Copilot 实战应用案例

让我们来看看将Excel Copilot应用于实际工作的具体场景。以下示例是实际企业环境中最常见的工作任务。

销售报告自动生成工作流程

这是使用Copilot自动化销售团队每月编写销售报告的流程。以前负责人需要花半天以上的时间编写报告，现在只要准备好原始数据，从分析到可视化大约5分钟内即可完成。按年计算，这相当于每位员工节省约60多小时的工作时间。

# 按顺序输入到Copilot的提示词示例

第1步："将A列到F列的数据转换为表格"
第2步："计算月度销售总额和环比增减率"
第3步："用饼图展示各产品类别的销售占比"
第4步："创建柱状图比较销售额前5和后5的地区"
第5步："撰写这些分析结果的摘要文字"

人力资源/薪资数据分析

这是用Copilot处理人力资源部门常见薪资分析任务的示例。人事数据通常结构复杂、条件多样，手动分析容易出错。使用Copilot可以在提高准确性的同时大幅缩短分析时间。

# 薪资分析 Copilot 提示词

"计算各部门平均薪资，并与全公司平均值的差异用百分比比较"
"用散点图展示工龄与薪资的相关性"
"创建按性别、职级分析薪资差距的数据透视表"
"筛选离职风险高的员工（薪资后25% AND 工龄3年以上）"
"计算各年资的晋升率，创建图表比较部门间的差异"

库存管理自动化

这是在流通/物流业务中使用Copilot进行库存管理的方法。将安全库存水平计算、再订货点提醒、库存周转率分析等自动化，可以有效防止因库存过多造成的成本浪费和因库存不足导致的销售机会损失。

# 库存管理自动化公式（Copilot生成的示例）

# 安全库存水平计算（95%服务水平基准）
=AVERAGE(D2:D13)*1.5 + STDEV(D2:D13)*NORM.S.INV(0.95)

# 再订货点提醒（与条件格式联动）
=IF(E2<=F2, "需要再订货", "正常")

# 库存周转率计算（年销售量 / 平均库存）
=SUMPRODUCT(G2:G13)/AVERAGE(H2:H13)

# 库存天数计算（平均库存 / 日均销售量）
=AVERAGE(H2:H13) / (SUMPRODUCT(G2:G13)/365)

2. Google Sheets + Gemini AI：免费的AI力量

2.1 Google Sheets AI功能

Google将其下一代AI模型Gemini整合到了Google Workspace全系产品中，Google Sheets也搭载了强大的AI功能。最大的优势是个人用户可以免费使用基本AI功能，无需任何成本即可开始AI自动化。对于中小企业、初创公司和自由职业者来说，Google Sheets的免费AI功能是非常有吸引力的选择。

• Gemini in Google Sheets：您可以在Google Sheets右侧的侧边面板中用自然语言与Gemini对话，进行数据分析、公式生成和洞察提取。如果您问"这份销售数据中增长率最高的产品类别是什么？"，它会综合分析数据并给出答案，同时准确指出作为依据的单元格范围。它还能为"如果这个趋势持续，3个月后的预期销售额是多少？"这样的预测性问题提供基于统计依据的回答。
• 智能填充（Smart Fill）：AI自动识别数据中的模式并填充剩余数据的功能。例如，在姓名列中开始分离姓和名，只需做两三行，AI就会识别出模式并自动填充剩余的数百甚至数千行。从电子邮件地址中提取域名、从地址中分离省市、统一电话号码格式等操作，都可以通过模式识别来处理，无需公式。这大大减少了数据清洗工作的时间。
• 函数建议与错误修正：当输入公式时出现错误，Gemini会诊断错误原因并建议修正后的公式。AI会自动分析#REF!（引用错误）、#VALUE!（值错误）、#N/A（查找值未找到）等错误并提供解决方案，大大减少了因公式错误而苦恼和搜索的时间。它还会建议将现有公式改进为更高效的形式。
• Apps Script自动生成：Google Sheets的自动化脚本Apps Script也可以由Gemini自动编写。如果您请求"创建一个脚本，每天早上9点将此表格的数据通过电子邮件发送"，它会提供完整的JavaScript代码并指导如何运行。没有编程经验的用户只需复制粘贴代码即可实现自动化。
• 探索功能（Explore）：点击工作表底部的"探索"按钮，AI会自动分析当前数据，发现有意义的模式、异常值和趋势，并以图表形式进行可视化。这是一种主动分析功能，AI在用户提问之前就先提出洞察建议。

2.2 Google Sheets AI实战应用

营销数据仪表盘搭建

数字营销负责人可以使用Google Sheets AI自动化将Google广告、Facebook广告、Instagram广告等多个渠道的绩效整合到一个仪表盘的过程。自动汇总各渠道的点击量、转化量、费用、转化率、每次点击成本等，创建可以一目了然进行比较的仪表盘。

// Gemini生成的Apps Script示例：营销数据自动汇总

function updateMarketingDashboard() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const dataSheet = ss.getSheetByName('原始数据');
  const dashSheet = ss.getSheetByName('仪表盘');

  // 按渠道计算转化率
  const data = dataSheet.getDataRange().getValues();
  const channels = {};

  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const channel = data[i][0]; // 渠道名称
    const clicks = data[i][2];  // 点击量
    const conversions = data[i][3]; // 转化量
    const cost = data[i][4]; // 广告费

    if (!channels[channel]) {
      channels[channel] = { clicks: 0, conversions: 0, cost: 0 };
    }
    channels[channel].clicks += clicks;
    channels[channel].conversions += conversions;
    channels[channel].cost += cost;
  }

  // 将结果输出到仪表盘
  let row = 2;
  for (const [channel, stats] of Object.entries(channels)) {
    dashSheet.getRange(row, 1).setValue(channel);
    dashSheet.getRange(row, 2).setValue(stats.clicks);
    dashSheet.getRange(row, 3).setValue(stats.conversions);
    dashSheet.getRange(row, 4).setValue(
      (stats.conversions / stats.clicks * 100).toFixed(2) + '%'
    );
    dashSheet.getRange(row, 5).setValue(
      Math.round(stats.cost / stats.conversions) + '元'
    );
    row++;
  }
}

问卷调查数据自动分析

可以与Google Forms联动，构建每当有问卷回复时自动更新分析结果的结构。向Gemini请求"从问卷回复数据中计算各年龄段的满意度平均值并创建图表"，它会同时生成公式和图表。即使问卷的回复数量实时增加，分析结果也会自动更新，无需额外操作。这种方式可以应用于客户满意度调查、员工意见收集、活动报名等各种场景。

项目管理自动化

将Google Sheets用作简易项目管理工具时，Gemini AI可以自动设置日程计算、进度跟踪、截止日期提醒、负责人任务状态整理等。可以节省单独的项目管理软件成本，且具有在所有团队成员都熟悉的电子表格环境中管理项目的优势。

// 项目截止日期提醒 Apps Script（Gemini生成）

function checkDeadlines() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('项目');
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  const today = new Date();
  const threeDaysLater = new Date(today.getTime() + 3 * 24 * 60 * 60 * 1000);

  let alertTasks = [];

  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const taskName = data[i][0];
    const assignee = data[i][1];
    const deadline = new Date(data[i][2]);
    const status = data[i][3];

    if (status !== '已完成' && deadline <= threeDaysLater) {
      alertTasks.push(
        `- ${taskName}（负责人：${assignee}）：截止日期 ${deadline.toLocaleDateString('zh-CN')}`
      );
    }
  }

  if (alertTasks.length > 0) {
    MailApp.sendEmail({
      to: 'team@company.com',
      subject: '[项目通知] ' + alertTasks.length + '个任务即将到期',
      body: '您好，这是项目管理系统通知。\n\n' +
            '以下任务的截止日期在3天以内：\n\n' +
            alertTasks.join('\n') +
            '\n\n请尽快处理。'
    });
  }
}

// 设置每天上午9点自动执行的触发器
function setDailyTrigger() {
  ScriptApp.newTrigger('checkDeadlines')
    .timeBased()
    .atHour(9)
    .everyDays(1)
    .create();
}

3. Excel vs Google Sheets AI功能对比

两款工具都提供强大的AI功能，但根据使用环境和目的，最佳选择会有所不同。让我们在下表中按主要类别详细比较。许多上班族都在疑惑"Excel更好还是Google Sheets更好"，但答案取决于具体情况。

对比项目	Microsoft Excel + Copilot	Google Sheets + Gemini
价格	Microsoft 365 Business Standard及以上（每月约90元起）	基本免费 / Workspace付费（每月约50元起）
AI模型	基于GPT-4的Copilot	Gemini Pro / Ultra
自然语言公式生成	非常优秀（支持复杂嵌套公式）	优秀（以基础至中级公式为主）
数据分析能力	高级透视表、预测分析、统计分析支持	基础分析、Explore自动洞察功能
自动化脚本	VBA宏 / Power Automate集成	Apps Script（基于JavaScript，易于学习）
实时协作	支持（需要OneDrive/SharePoint）	内置（最大优势，为同时编辑优化）
数据行数上限	1,048,576行（约100万行）	10,000,000个单元格（约50万行）
离线支持	完全支持（桌面应用安装）	有限（通过Chrome扩展程序部分支持）
外部系统集成	Power Query、Power BI、Azure集成	BigQuery、Looker、数千个插件市场
多语言AI支持水平	优秀（自然的多语言提示处理）	优秀（多语言数据模式识别优势）
移动端支持	提供App（部分功能受限）	提供App（与Web端几乎相同的体验）

什么情况下该选择哪个工具？

• 需要处理大数据量和复杂分析时：Excel + Copilot更有优势。如果需要处理超过100万行的数据，或需要高级统计分析、通过Power Query进行外部数据集成，Excel是合适的选择。特别是在金融、制造、物流等处理大量交易数据的行业中，Excel具有压倒性优势。
• 团队协作和实时共享很重要时：Google Sheets + Gemini更有优势。在多人同时编辑、通过评论沟通、跟踪变更历史、管理版本的协作场景中，Google Sheets具有压倒性优势。适合营销团队、策划团队、初创公司等需要频繁协作的组织。
• 想要节省成本并快速上手时：Google Sheets更有优势。只需一个Google账号就可以免费开始，无需安装任何软件，只需一个网页浏览器。是预算有限的小型组织或个体经营者的最佳选择。
• 企业安全要求高或需要离线环境时：Excel更有优势。无需互联网连接即可使用所有功能，且能与企业现有的Microsoft Active Directory、SharePoint等基础设施顺畅集成。适合政府机构、金融机构等安全法规严格的组织。

4. 即使没有AI也应该掌握的必备函数TOP 10

虽然AI可以代替编写公式，但理解核心函数的原理可以让您准确验证AI的输出结果，并向AI提出更明确的请求。同时，当互联网中断或AI服务出现故障时，这也是您能够不间断地继续工作的基本能力。以下整理了实际工作中最常用的10个函数，配合实战示例代码。

1. VLOOKUP / XLOOKUP - 数据查找的核心

这些函数根据特定值从另一个表中查找相关数据。VLOOKUP是最古老且使用最广泛的查找函数，XLOOKUP是Excel 365中引入的进化版本，提供向左查找和内置错误处理功能。在通过员工编号查找姓名或通过产品代码查询单价等任务中是必不可少的。

# VLOOKUP：通过员工编号查找部门名称
=VLOOKUP(A2, EmployeeDB!A:D, 3, FALSE)

# XLOOKUP：更灵活的查找（Excel 365专用）
=XLOOKUP(A2, EmployeeDB!A:A, EmployeeDB!C:C, "未找到")

# XLOOKUP应用：查找最近的订单日期（逆序查找）
=XLOOKUP(A2, Orders!B:B, Orders!A:A, , 0, -1)

2. IF / IFS - 条件判断处理

根据条件返回不同结果的函数。单一条件使用IF，需要多个条件时使用IFS。在几乎所有需要基于条件进行处理的任务中都会用到，如目标达成判断、等级分类、折扣率适用等。

# IF：判断销售目标是否达成
=IF(C2>=1000000, "达成", "未达")

# 嵌套IF：三级以上分类
=IF(C2>=90, "优秀", IF(C2>=70, "一般", "不足"))

# IFS：多条件等级分类（无需嵌套，更简洁）
=IFS(C2>=90, "A级", C2>=80, "B级", C2>=70, "C级", TRUE, "D级")

3. SUMIFS - 条件求和

计算满足多个条件的数据总和的函数。单一条件用SUMIF，多条件用SUMIFS。在计算特定时期、特定地区、特定产品类别的销售总额等任务中使用极其频繁，是报告编制的基础函数。

# 2026年第一季度上海地区的销售总额
=SUMIFS(E:E, B:B, "上海", C:C, ">=2026-01-01", C:C, "<=2026-03-31")

# 特定负责人的应收款总额
=SUMIFS(金额列, 负责人列, "张三", 状态列, "未收")

4. COUNTIFS - 条件计数

计算满足多个条件的单元格数量的函数。在确定符合条件的交易笔数或特定状态的任务数量时非常有用。

# 部门为"销售部"且业绩在100以上的员工数
=COUNTIFS(B:B, "销售部", D:D, ">=100")

# 本月新增客户数（按注册日期）
=COUNTIFS(注册日期列, ">="&DATE(2026,2,1), 注册日期列, "<="&DATE(2026,2,28))

5. INDEX + MATCH - 灵活的查找组合

比VLOOKUP更灵活的查找组合，可以自由指定行和列。VLOOKUP只能从左向右查找，而INDEX+MATCH组合可以向任何方向查找。在实际工作中，用于VLOOKUP无法解决的复杂查找场景。

# 通过产品名称查找该产品的3月销售额
=INDEX(C2:N100, MATCH("笔记本电脑", A2:A100, 0), 3)

# 双向查找：特定员工的特定月份业绩
=INDEX(B2:M50, MATCH("张三",A2:A50,0), MATCH("3月",B1:M1,0))

6. TEXT - 格式转换

将数字或日期转换为所需格式的文本。在报告中显示特定格式的日期或为金额添加千位分隔符时必不可少。

# 将日期转换为"2026年02月20日"格式
=TEXT(A2, "yyyy年mm月dd日")

# 数字显示千位分隔符
=TEXT(B2, "#,##0")

# 提取星期几
=TEXT(A2, "dddd")

7. CONCATENATE / TEXTJOIN - 文本合并

将多个单元格的文本合并为一个的函数。用于将姓和名合并为全名，或将地址组成部分合并为完整地址等任务。

# 合并姓和名
=CONCATENATE(A2, " ", B2)

# 用分隔符合并多个值（Excel 365）
=TEXTJOIN(", ", TRUE, A2:A10)

# 条件文本合并（忽略空单元格）
=TEXTJOIN(" / ", TRUE, IF(B2:B10<>"", B2:B10, ""))

8. UNIQUE + SORT - 动态数组函数

可在Excel 365和Google Sheets中使用的动态数组函数，提取去重后的唯一值列表并排序。

# 提取无重复的唯一值列表并排序
=SORT(UNIQUE(A2:A1000))

# 将唯一部门名称列表按拼音排序
=SORT(UNIQUE(部门列))

9. FILTER - 动态筛选

动态提取仅符合条件的数据的函数。与传统的自动筛选不同，它作为公式运行，因此当源数据更改时结果会自动更新。

# 仅提取销售额在100万元以上的行
=FILTER(A2:E100, E2:E100>=1000000, "无匹配数据")

# 仅提取特定部门正在进行的项目
=FILTER(A:E, (B:B="开发部")*(D:D="进行中"))

10. 数据透视表 - 数据分析之花

数据透视表不是函数而是功能，但因为它是数据分析中最强大和最通用的工具，所以将其列为必备技能。它可以按类别、时期、条件自由地汇总和概括大量原始数据。当向AI请求"用这些数据创建数据透视表"时，如果理解行标签、列标签、值字段、筛选区域等基本概念，就能获得更加准确和有用的结果。例如，可以具体地请求"创建一个以产品名称为行、月份为列、销售额合计为值的数据透视表"。

5. 实战自动化配方5选

超越理论，介绍5个可以立即应用于实际工作的自动化配方。每个配方都针对实际企业环境中最耗时的重复性工作，提供具体的代码来实现自动化。

5.1 月度报告自动生成

将每月重复的报告编写工作完全自动化的方法。当原始数据更新时，报告的数值、图表、摘要文字会自动刷新。构建好这种结构后，可以完全节省每月编写报告所花费的半天时间，同时从根本上防止手动输入造成的错误。

• 步骤1：将原始数据指定为Excel表格（Ctrl+T）或Google Sheets的命名范围。指定为表格后，添加新数据时范围会自动扩展。
• 步骤2：将数据透视表和图表放置在单独的报告工作表中。图表应设置为引用数据透视表作为数据源。
• 步骤3：向Excel Copilot请求"编写一个宏，每月1号筛选上月数据，更新报告并将结果保存为PDF"。
• 步骤4：使用Power Automate（Excel）或Apps Script触发器（Google Sheets）设置每月1号自动执行的计划。
• 步骤5：添加将生成的报告自动通过电子邮件发送给上级的功能。

5.2 邮件自动发送（Google Sheets + Apps Script）

这是基于Google Sheets数据自动发送个性化邮件的脚本。将每个收件人的姓名、金额、状态等替换为变量，可以批量发送个性化邮件。可用于月末结算通知、活动邀请、问卷请求等工作，每天最多可免费发送1,500封。

// 基于Google Sheets的批量个性化邮件自动发送（Gemini生成）

function sendPersonalizedEmails() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('收件人列表');
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  const templateSheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()
                         .getSheetByName('邮件模板');
  const template = templateSheet.getRange('A1').getValue();
  let sentCount = 0;

  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const name = data[i][0];      // 姓名
    const email = data[i][1];     // 邮箱
    const amount = data[i][2];    // 金额
    const dueDate = data[i][3];   // 截止日期
    const status = data[i][4];    // 发送状态

    if (status === '已发送') continue;

    let body = template
      .replace('{{姓名}}', name)
      .replace('{{金额}}', amount.toLocaleString() + '元')
      .replace('{{截止日期}}', Utilities.formatDate(
        new Date(dueDate), 'Asia/Shanghai', 'yyyy年MM月dd日'
      ));

    try {
      MailApp.sendEmail({
        to: email,
        subject: `[通知] ${name}的${Utilities.formatDate(
          new Date(), 'Asia/Shanghai', 'MM月'
        )}结算明细`,
        htmlBody: body
      });
      sheet.getRange(i + 1, 5).setValue('已发送');
      sheet.getRange(i + 1, 6).setValue(new Date());
      sentCount++;
    } catch (e) {
      sheet.getRange(i + 1, 5).setValue('发送失败: ' + e.message);
    }
  }

  SpreadsheetApp.getUi().alert(
    `邮件发送完成：共${sentCount}封已成功发送。`
  );
}

5.3 数据清洗与去重自动化

从外部系统下载或从多个来源收集的数据几乎都包含不必要的空格、重复行、不一致的格式、错别字等。以下是利用AI和函数系统性地自动化这些数据清洗工作的方法。

# 向Excel Copilot请求的数据清洗提示词示例

"删除A列电话号码中的所有连字符、空格和句点，统一为xxx-xxxx-xxxx格式"
"将B列中格式无效的电子邮箱标记为红色"
"在整个数据集中找出完全重复的行，用黄色标记，并在旁边列显示重复次数"
"将C列的公司名称中的（株）、有限公司、(有)等标记统一为'有限公司'"
"将D列的日期格式全部统一为yyyy-mm-dd（处理2026.02.20、2026/02/20、20260220等）"

如果不使用AI，直接用公式处理，可以使用以下公式：

# 电话号码清洗：删除连字符、空格和句点
=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2, "-", ""), " ", ""), ".", "")

# 邮箱有效性检查（简易版：检查是否包含@和.）
=AND(ISNUMBER(FIND("@", A2)), ISNUMBER(FIND(".", A2, FIND("@", A2))))

# 重复行检查（值出现2次以上则为TRUE）
=COUNTIF(A:A, A2)>1

# 去除前后空格 + 将中间多个空格转为单个空格
=TRIM(CLEAN(A2))

# 统一大小写（仅首字母大写）
=PROPER(LOWER(A2))

5.4 实时仪表盘搭建

这是在Google Sheets中构建实时更新仪表盘的方法。可以从外部API自动获取汇率、股价、天气等实时数据并进行可视化。核心优势在于无需购买单独的仪表盘软件，仅凭一个Google Sheets就能创建实时监控环境。

// 从外部API获取汇率数据的Apps Script

function fetchExchangeRates() {
  const response = UrlFetchApp.fetch(
    'https://api.exchangerate-api.com/v4/latest/USD'
  );
  const data = JSON.parse(response.getContentText());
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('汇率');

  const currencies = ['CNY', 'KRW', 'JPY', 'EUR', 'GBP'];
  const now = new Date();

  // 设置表头行
  sheet.getRange(1, 1).setValue('货币');
  sheet.getRange(1, 2).setValue('汇率（1美元基准）');
  sheet.getRange(1, 3).setValue('最后更新');

  currencies.forEach((currency, index) => {
    sheet.getRange(index + 2, 1).setValue(currency);
    sheet.getRange(index + 2, 2).setValue(data.rates[currency]);
    sheet.getRange(index + 2, 3).setValue(
      Utilities.formatDate(now, 'Asia/Shanghai', 'yyyy-MM-dd HH:mm:ss')
    );
  });
}

// 触发器设置：每小时自动执行
function createHourlyTrigger() {
  // 删除现有触发器后重新设置
  const triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
  triggers.forEach(trigger => ScriptApp.deleteTrigger(trigger));

  ScriptApp.newTrigger('fetchExchangeRates')
    .timeBased()
    .everyHours(1)
    .create();
}

5.5 多工作表数据合并自动化

将按部门、地区、月份分散在多个工作表中的数据自动合并到一个汇总工作表的方法。在大企业或连锁店中，总部需要汇总各分店的业绩数据时，或需要将多个团队的周报合并时非常实用。手动复制粘贴既耗时又容易遗漏或重复，但通过脚本自动化后，只需点击一下即可准确合并。

// 多工作表数据合并 Apps Script

function consolidateSheets() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const targetSheet = ss.getSheetByName('汇总') || ss.insertSheet('汇总');
  targetSheet.clear();

  const sourceSheets = ['北京团队', '上海团队', '广州团队', '深圳团队', '成都团队'];
  let headerWritten = false;
  let currentRow = 1;
  let totalRecords = 0;

  sourceSheets.forEach(sheetName => {
    const sheet = ss.getSheetByName(sheetName);
    if (!sheet) {
      Logger.log('未找到工作表: ' + sheetName);
      return;
    }

    const data = sheet.getDataRange().getValues();
    if (data.length <= 1) return; // 跳过只有表头的空工作表

    if (!headerWritten) {
      const header = [...data[0], '团队名称', '合并日期'];
      targetSheet.getRange(currentRow, 1, 1, header.length).setValues([header]);
      // 设置表头行格式
      targetSheet.getRange(currentRow, 1, 1, header.length)
        .setFontWeight('bold')
        .setBackground('#f0f0f0');
      headerWritten = true;
      currentRow++;
    }

    // 复制数据行（排除表头）
    const now = Utilities.formatDate(
      new Date(), 'Asia/Shanghai', 'yyyy-MM-dd HH:mm'
    );
    for (let i = 1; i < data.length; i++) {
      const row = [...data[i], sheetName, now];
      targetSheet.getRange(currentRow, 1, 1, row.length).setValues([row]);
      currentRow++;
      totalRecords++;
    }
  });

  // 结果通知
  SpreadsheetApp.getUi().alert(
    `数据合并完成！\n\n` +
    `- 已处理工作表：${sourceSheets.length}个\n` +
    `- 总合并记录：${totalRecords}条\n` +
    `- 合并时间：${Utilities.formatDate(new Date(), 'Asia/Shanghai', 'yyyy-MM-dd HH:mm:ss')}`
  );
}

6. 注意事项与安全考虑

基于AI的电子表格自动化是非常强大的工具，但有一些必须认识到的风险因素和注意事项。如果只顾便利而忽视安全，可能会导致个人信息泄露、商业秘密暴露、法律纠纷等严重问题。以下注意事项必须充分了解并遵守。

企业安全策略合规实践指南

• 建立数据分级体系：将组织内数据分为可公开数据、内部专用数据、机密数据和绝密数据，并明确规定每个级别的AI工具使用范围。例如，可公开数据可以自由输入AI，但机密及以上级别的数据通常应禁止使用AI功能。
• 仅使用经批准的工具：只使用经IT安全部门验证和批准的AI工具。不要随意安装或使用个人发现的第三方AI扩展程序或插件，因为它们未经安全验证。
• 严格管理共享设置：尽量不使用Google Sheets共享设置中的"向所有拥有链接的人公开"选项，而是通过电子邮件指定特定用户进行共享。设置共享过期日期也是一个好方法。
• 定期审查审计日志：在Google Workspace管理控制台或Microsoft 365管理中心定期审查AI功能使用日志，及早发现未授权访问或异常行为。
• 立即停用离职员工账号：当员工离职时，立即删除该员工拥有访问权限的所有电子表格的共享设置，并停用其账号。

公式验证的重要性和验证流程

AI生成的公式在大多数情况下是准确的，但必须由人工验证。特别是在财务报告、工资计算、税务核算、合同金额计算等对准确性有法律要求的工作中，强烈建议遵循以下5步验证流程：

1. 理解逻辑结构：理解AI生成的公式遵循什么计算逻辑。如果公式过于复杂，可以要求AI"逐步解释这个公式的工作原理"。
2. 小样本验证：使用5至10条数据，将公式结果与手工计算（或计算器）进行比对。
3. 边界值测试：使用0、负数、极大数值、空单元格、包含文本的单元格等异常输入值测试公式是否正常工作。
4. 交叉验证：通过其他方法（不同公式、其他计算工具或不同AI模型）确认是否得到相同结果。
5. 文档化和记录：在已验证的公式中添加单元格批注（备注），记录公式的用途、验证日期和验证人。这是为未来维护和审计做准备的良好习惯。

总结：AI时代的电子表格能力

2026年，电子表格与AI的结合不是简单的功能添加，而是正在成为改变整个办公工作范式的转折点。Excel Copilot和Google Sheets Gemini让人们即使不懂公式也能分析数据，即使不懂编程也能实现自动化。过去只有被称为"Excel高手"的少数专家才能完成的高级数据分析，现在只需一行自然语言任何人都能执行。

但我们不能忘记，AI终究只是工具，最终判断和验证的责任仍然在人。确认AI生成的公式是否准确、在向AI输入敏感数据前检查安全性、定期审查自动化输出结果的习惯，是AI时代上班族必不可少的能力。

本文涵盖的核心内容总结如下：

• AI已经完全消除了公式编写的障碍：用自然语言描述想要的结果，AI就会自动生成公式。但验证结果准确性的能力仍然是必备技能。
• Excel和Google Sheets不是竞争关系而是互补关系：大数据量的深度分析用Excel，团队协作和实时共享用Google Sheets的混合策略最为高效。
• 不要试图一次性完成所有自动化：选择最耗时的简单重复性工作之一成功实现自动化后，逐步扩大范围，这是稳定且可持续的方法。
• 安全是在任何情况下都不能妥协的原则：在向AI输入敏感数据前，务必确认安全策略，并根据数据分级体系选择适当级别的AI工具。

分阶段学习路线图

为系统性地提升电子表格AI应用能力，提出以下12周学习路线图。每个阶段都以前一阶段的技能为基础，因此按顺序进行最为有效。

1. 第1阶段 - AI基础应用（第1-2周）：使用Copilot或Gemini练习简单的公式生成和数据排序、筛选。养成每天在工作中向AI提一个请求的习惯。
2. 第2阶段 - 核心函数理解（第3-4周）：学习本文介绍的VLOOKUP、IF、SUMIFS等10个必备函数的原理。目标是能够自行阅读和理解AI生成的公式。
3. 第3阶段 - 实现自动化（第5-8周）：利用数据透视表、图表、宏或Apps Script，将当前手动处理的2-3项重复性工作实现自动化。
4. 第4阶段 - 高级应用（第9-12周）：设计和实现实时仪表盘搭建、外部数据API对接、多工作表合并、团队级自动化工作流程。